Videochiamate efficaci: consigli per migliorare
L’emergenza coronavirus ha cambiato molte tra le nostre abitudini lavorative e ci ha costretto a individuare modalità alternative per rimanere in contatto con gli altri, in particolare colleghi e superiori, in un momento difficile per tutti. Anche ai più timidi e a chi ha meno familiarità con la tecnologia è stato richiesto di fare uno sforzo in più e fare pace con le piattaforme per meeting virtuali, in particolare Skype e Zoom.
Pochi sanno che esiste un galateo anche per comportarsi al meglio di fronte a uno schermo. Un vademecum fatto di piccole regole non scritte essenziali per far sì che una chiacchierata virtuale possa rivelarsi un’esperienza utile e gradevole al tempo stesso. Bastano infatti pochi accorgimenti per far sì che, seppur attraverso lo schermo di un pc o di uno smartphone, la videochiamata possa trasmettere calore e vicinanza a chi vi partecipa.
Prima cosa, fondamentale: la videochiamata va concordata esattamente come se si trattasse di una riunione in ufficio. Va quindi pianificata per tempo, permettendo a tutti i partecipanti di prepararsi all’appuntamento: si tratta infatti di una modalità per certi versi «invasiva», in quanto apre una finestra sulla privacy altrui. Attenzione all’abbigliamento: l’ideale sarebbe vestirsi come se ci recasse in ufficio, in maniera sobria e semplice, evitando abiti che potrebbero disturbare la vista.
Non appena collegati, è bene salutare tutti e dedicare i primi minuti a chiacchiere informali e a qualche scambio affettuoso, controllando che a livello tecnico tutto funzioni alla perfezione. Meglio munirsi di un paio di cuffie con microfono incorporato, verificare che l’inquadratura sia alla giusta altezza rispetto al viso e non punti dal basso verso l’alto. Attenzione anche alla distanza: si consiglia di tenere lontani laptop o telefono almeno trenta centimetri dal viso.
Anche la luce non va trascurata. Per non apparire «scuri» il galateo della videochiamata consiglia di mettersi in una postazione con una finestra di fronte e, nel momento in cui la luce naturale viene a mancare, posizionare una lampada da tavolo proprio sopra la videocamera. Occhio, poi, allo «sfondo»: va benissimo una libreria, mentre sono banditi oggetti troppo personali.
Per una videochiamata perfetta, poi, è importante parlare a turno, lentamente (evitando così l’eventuale fastidioso ritardo della voce degli altri partecipanti) e azionare il tasto «muto» per eliminare i rumori di fondo. Tramite la funzione chat, infine, è possibile rendere la chiamata interattiva, permettendo a tutti di commentare «in diretta».