Outlook in tilt: niente e-mail, ma il lavoro raddoppia

Per molti impiegati, a prima vista, sembrava quasi un regalo: niente notifiche, niente caselle da svuotare, niente «rispondi a tutti». Da giovedì pomeriggio il guasto mondiale di Microsoft ha bloccato la posta di milioni di persone in 74 Paesi. Ma chi sperava in una giornata di lavoro tranquilla ha dovuto ricredersi in fretta. Quando l'e-mail si ferma, il lavoro non diminuisce: si moltiplica.

Lo ha raccontato sull'Aargauer Zeitung il giornalista Raffael Schuppisser, rimasto anche lui senza posta in redazione. Il punto di partenza lo conosce chiunque lavori alla scrivania. Ci si concentra su un testo ed ecco il «bling» della notifica che annuncia un nuovo messaggio. «È una fatica di Sisifo», scrive Schuppisser. E quando per miracolo si è risposto a tutti, c'è già chi torna con «la risposta alla risposta».

I numeri gli danno ragione. Secondo Microsoft un impiegato medio riceve 117 e-mail al giorno. Per la società di consulenza McKinsey leggere e scrivere mail si mangia il 28% del tempo di lavoro, quasi un terzo della giornata. Senza Outlook, dunque, si potrebbe staccare alle 14? «Magari», risponde Schuppisser.

La giornata senza posta, racconta il giornalista, è iniziata con il telefonino che vibrava senza sosta. Chiamate, messaggi WhatsApp. Qualcuno gli scrive su Instagram per chiedere se ha ricevuto la sua mail. Quando lui spiega che è colpa di Microsoft, l'interlocutore gli chiede l'indirizzo privato per mandargli comunque quel testo «così urgente». Un corrispondente rimasto senza account gli scrive dall'indirizzo della moglie. E c'è persino chi ritira fuori l'SMS: «Sì, uno mi ha davvero mandato un SMS».

Secondo Schuppisser la comunicazione si comporta come l'acqua: se le si sbarra la strada abituale, «cerca ogni fessura e continua a scorrere altrove». Così, invece di una sola casella, ci si ritrova a sorvegliare una mezza dozzina di canali: WhatsApp, Instagram, SMS, telefono e posta privata. E i dati che si sarebbero spediti con un clic vanno prima copiati in un'altra app. Risultato: tutto richiede più tempo, non meno.

Non è la prima volta che si annuncia la fine della posta elettronica. L'ultima volta è stato con l'arrivo delle chat aziendali come Teams o Slack. Eppure basta un giorno di stop per accorgersi di quanto l'e-mail resti centrale, soprattutto per comunicare con l'esterno: clienti, fornitori, fonti. Durante il guasto, nel Regno Unito studi medici e polizie hanno chiesto alla popolazione di telefonare. La borsa europea Euronext ha consigliato alle società quotate di comunicare per telefono.

E l'intelligenza artificiale? Secondo Schuppisser rischia di peggiorare le cose. Oggi un assistente può riassumere le mail e aiutarci a rispondere più in fretta. «Il guaio è che possono farlo anche gli altri», osserva. E così ci arrivano ancora più messaggi, scritti ancora più in fretta e soprattutto più lunghi.

Resta un dettaglio che preoccupa chiunque sia rimasto senza posta in questi giorni. Microsoft ha portato a 48 ore il tempo in cui i messaggi bloccati restano in coda in attesa di essere consegnati. Le mail, insomma, non dovrebbero andare perse, ma prima o poi arriveranno tutte insieme. «Penso già con preoccupazione al lunedì mattina», conclude Schuppisser, «e alla casella intasata da tutti i messaggi che venerdì non è stato possibile recapitare».