Non solo tagli: quando ridurre i costi passa dal «procurement» (e senza licenziare)

«La mia società è in difficoltà e devo ridurre i costi». Quante volte un imprenditore, nell’arco della sua carriera, si trova in simili condizioni. E quante volte il primo pensiero (specie nelle imprese meno virtuose) va alla riduzione dei costi del personale, cioè gli impieghi, considerata spesso come l’unica voce di spesa modificabile a corto termine. Ma meno lavoro significa anche meno produzione e, in definitiva, meno ricavi. Eppure, i costi si possono ridurre in altre maniere: oltre ad efficientare i processi produttivi, per esempio innovando, si può infatti intervenire sugli acquisti di materiali, servizi ecc. Oppure, si può adottare un approccio più «smart», cioè «gestire» meglio i propri costi. Nel gergo manageriale si parla di «ottimizzazione», un termine spesso usato impropriamente quando si vuole evitare di parlare di tagli tout court, ma che in realtà corrisponde alla gestione completa del processo di acquisto che, se ben svolta, può anche essere redditizia. Un discorso che vale sia in ambito privato, sia in quello pubblico.

In estrema sintesi, ottimizzare gli acquisti significa adottare un approccio strategico volto a migliorare l’efficienza e la convenienza degli approvvigionamenti, utilizzando diversi strumenti, tra i quali l’analisi delle voci di spesa più importanti dal punto di vista del processo interno e da quello del valore di riferimento (confronto dei prezzi applicati, il cosiddetto benchmarking). Quando l’analisi è fatta ad arte, si possono ottenere risultati significativi anche su un arco temporale molto breve. E senza cambio di fornitori o licenziamenti. «La riduzione del personale dovrebbe sempre essere l’ultima ratio. Anzi, una buona analisi dei costi e una definizione rigorosa dei bisogni, una revisione critica del modo in cui si acquista (oltre che dei processi lavorativi) e, perché no, anche ripensando forma e contenuto degli incarichi assegnati, può essere motivante per i dipendenti che non sentiranno “minacciato” il proprio posto di lavoro», spiega al Cdt Farid Assaf, CEO di Melioris, società svizzera specializzata nel campo della consulenza aziendale per il procurement (acquisti e approvvigionamento). La società vodese, fondata nel 2004 e con all’attivo una ventina di esperti, è ora presente anche in Ticino, grazie alla conclusione, in questi giorni, di un accordo strategico e ingresso nel capitale societario di SPP Cost Control SA, società con sede a Bellinzona e fondata nel 2019, specializzata nell’analisi dei costi per conto di aziende private ed enti pubblici e con portafoglio clienti in Ticino e Nord Italia (v. sotto).

Il procurement è ormai un’attività cruciale per le imprese e il ruolo del purchasing manager (responsabile degli acquisti) è paragonabile, se non parificato, a quello del responsabile finanziario. Si pensi, tra l’altro, ai popolari indici PMI (Purchasing Managers’ Index), da tempo indicatori molto seguiti nelle analisi delle tendenze congiunturali, specialmente durante i periodi di incertezza. Il procurement va ben oltre il classico acquisto di materiale per ufficio, è piuttosto un processo olistico attraverso il quale un’azienda acquisisce tutto ciò di cui ha bisogno, dalle materie prime o materiali di base ai servizi critici. Si pensi, per fare un esempio, all’approvvigionamento energetico: l’impennata dei prezzi di gas ed elettricità nel 2022 a seguito dello scoppio del conflitto in Ucraina ha preso alla sprovvista più di un purchasing manager. Per fortuna, in quella fase non si erano registrate interruzioni negli approvvigionamenti, ma le ripercussioni sulle bollette elettriche sono state, come noto, molto importanti. «La crisi pandemica e, poco dopo, quella energetica hanno messo a nudo la vulnerabilità delle supply chain (catene d’approvvigionamento, ndr), rivelando quindi l'importanza del lavoro dei responsabili degli acquisti e di società di consulenza come le nostre», conferma Assaf.

Mentre nel settore privato di grossa taglia la gestione attiva degli acquisti è ormai un’attività conosciuta e consolidata (si pensi alle grandi aziende che dispongono di solide strutture interne dedicate o si affidano ai colossi della consulenza specifica come Chain IQ o manageriale come le «Big Four»), nelle PMI e nel pubblico c’è ancora molto da fare. O meglio, «mancano talvolta le necessarie risorse interne e competenze, specie nelle realtà più piccole», spiega Farid Assaf. Gli enti pubblici, poi, sono confrontati «con i crescenti oneri burocratici derivanti dai bandi di concorso, che sono obbligatori per acquisti che superano una determinata soglia; non riescono a fare tutto ed è lì che viene utile un supporto esterno», aggiunge Assaf. Un comune del Canton Ginevra, cita il nostro interlocutore quale esempio, negli utlimi anni è cresciuto molto e, di pari passo, anche i costi: «Mancava una struttura per gli acquisti, oltre che una formazione adeguata – racconta il dirigente – e noi li abbiamo aiutati con una “diagnostica” della situazione, che è servita per istaurare, appunto, dei processi efficaci e formare i funzionari in materia di public procurement». Ma quali sono, in generale, gli esempi più comuni di interventi di ottimizzazione presso gli enti pubblici? Ancora Assaf: «Dall’esperienza Melioris e da quella maturata dai colleghi di SPP in Ticino, oltre ai classici interventi sui fornitori di servizi, come quelli relativi alla manutenzione degli edifici pubblici (facility management), e sui fornitori di prodotti, è soprattutto sull’organizzazione degli acquisti che c’è maggiore margine di intervento. Spesso si spreca molto tempo nei processi amministrativi e queste inefficienze si traducono in costi che si possono invece ridurre. Inoltre, vediamo sempre più opportunità di ottimizzazione nel campo della mobilità, per esempio in quella “dolce” dove i bandi di concorso pubblici consentono di individuare grandi differenze di prezzi fra i fornitori. Spesso – conclude Farid Assaf – sono le fusioni comunali che impongono la necessità di rivedere i processi di acquisto».

Si rafforza in Ticino l’offerta di servizi specializzati nella consulenza agli acquisti e nell’analisi dei costi. Melioris, gruppo attivo a livello svizzero ed europeo da oltre 20 anni, ha siglato un accordo strategico con SPP Cost Control SA, società con sede a Bellinzona operante dal 2019 a supporto di aziende ed enti pubblici in Ticino. L’intesa prevede l’ingresso di Melioris nel capitale di SPP con una partecipazione significativa, dando vita alla nuova realtà Melioris SPP SA.

La società integrata continuerà a operare con un focus dedicato all’ottimizzazione degli acquisti diretti e indiretti e al miglioramento/efficientamento dei processi di approvvigionamento, avvalendosi di un team consolidato di consulenti, dipendenti permanenti del gruppo Melioris e attivi nei quattro uffici operativi. Melioris dispone di un portafoglio clienti diversificato, attivo nei principali settori industriali e dei servizi, che comprende sia PMI che grandi imprese, oltre a enti pubblici.

La sede ticinese, punto di riferimento per il Sud delle Alpi, sarà coordinata da Maria Rita Paris (Responsabile operativo) e Sophie Grange (Responsabile commerciale). L’offerta includerà servizi di ottimizzazione dei costi, benchmarking delle condizioni di fornitura, consulenza organizzativa e supporto operativo agli acquisti, con possibilità di affiancamento diretto nelle attività o nella creazione di strutture di procurement.